Planification d'un festival communautaire de 72 heures

Aperçu du Festival : Nom : Journée Communautaire de Springfield (exemple) Date et Heures : Samedi, 9h00 – 21h00 Montage : Vendredi 18h00 – 21h30 (initial), Samedi 6h00 – 8h30 (final) Démontage : Samedi 21h00 – 23h30 (initial), Dimanche 8h00 – 12h00 (complet) Lieu : Central Park (belvédère + pelouse adjacente), parking (fournisseurs/stationnement), salle intérieure du Centre Communautaire (solution de repli en cas de pluie) Participation attendue : 800–1 200 personnes sur la journée (pic à la mi-journée/après-midi) Budget : 8 000 $ au total (voir répartition complète ci-dessous) Indispensables satisfaits : 3+ spectacles (musique, performance, interactif), aire d'activités pour enfants, 4–6 stands de nourriture aménagés, solution de repli en cas de pluie utilisant la salle du Centre Communautaire + tentes supplémentaires, activité de renforcement communautaire (loterie + fresque communautaire & collecte de fonds), sécurité (stand de premiers secours, bénévoles pour la gestion de la foule/circulation), montage commençant vendredi soir, démontage terminé dimanche midi. Programme heure par heure (Samedi) : 06h00 – 08h30 — Montage final et arrivée des fournisseurs - 06h00–07h30 : Les camions des fournisseurs arrivent et se garent dans la zone de stationnement désignée (voie de stationnement nord). Le personnel et les bénévoles aident au déchargement et à l'installation des tentes/remorques des fournisseurs. Générateurs/distribution électrique testés. Toilettes portables vérifiées. - 07h30–08h30 : Vérification du son pour les artistes du matin, dernières retouches pour l'aire des enfants, installation du bureau d'information et du stand de premiers secours. 08h30 – 09h00 — Briefing des bénévoles & balayage de sécurité - Dernières affectations des bénévoles, vérifications radio, briefing de l'équipe de stationnement, révision de la procédure enfant perdu. 09h00 – 09h30 — Ouverture des portes / Bienvenue & annonces - Bureau d'information ouvert. Mot de bienvenue officiel au belvédère par le maire de la ville (5–7 min). Orientation sur le site, protocole enfant perdu, distribution du programme. Les fournisseurs commencent à servir. 09h30 – 10h15 — Spectacle de marionnettes pour enfants (Performance #1) à l'Aire des Enfants - Spectacle de marionnettes de 30–40 minutes axé sur la famille. Peinture sur visage et table d'artisanat ouverts à côté de la scène. 10h15 – 11h00 — Concert acoustique (Musique #1) sur la Scène du Belvédère - Trio acoustique local de 45 minutes. Musique d'ambiance pendant que les gens parcourent les stands. 11h00 – 12h00 — Atelier interactif : Cercle de percussions communautaire (Interactif #1) sur la Pelouse Principale - Atelier de percussions familial ouvert à tous ; tambours fournis. Un animateur dirige la session participative. 12h00 – 12h45 — Déjeuner / Pic d'affluence des fournisseurs - Les stands de nourriture les plus fréquentés ; playlist d'ambiance. Le bureau d'information vend des billets de loterie communautaire. 12h45 – 13h30 — Heure du conte & Artisanat (Activité enfants) sous tente ombragée - Histoires racontées par des bénévoles et artisanat simple. Chasse au trésor simultanée pour les jeunes lancée à 12h50. 13h30 – 14h15 — Groupe de reprises local (Musique #2) sur la Scène Principale - Set de 45 minutes à haute énergie pour attirer la foule de l'après-midi. 14h15 – 15h00 — Projet de fresque communautaire & collecte de fonds (Renforcement communautaire) à la Tente Artistique - Tableau de peinture communautaire où les participants ajoutent un carré peint (dons encouragés pour la banque alimentaire locale). Vente de billets de loterie pour soutenir une œuvre caritative locale. 15h00 – 15h45 — Inscription au Concours de Talents & Micro Ouvert (Performance/Communauté) au Belvédère - Membres de la communauté se produisent pendant 3–5 minutes ; sert également d'activité de renforcement social. Les gagnants sont choisis par les applaudissements du public ; petits prix. 15h45 – 16h30 — Rappel de marionnettes & Jeux pour enfants (Aire des enfants) - Mini-spectacle de marionnettes répété et jeux collectifs sur pelouse (tir à la corde, courses de relais) animés par des bénévoles jeunes. 16h30 – 17h30 — Groupe principal vedette (Musique #3) sur la Scène Principale - Set vedette de 60 minutes chronométré pour une affluence maximale. 17h30 – 18h00 — Tirage de la loterie communautaire & Remerciements sur la Scène Principale - Tirage au sort des gagnants, annonce des montants collectés pour la charité, remerciements aux sponsors et aux bénévoles. 18h00 – 19h00 — Spectacle Variété en soirée (Performance #4 facultative) / Soirée Dansante - Troupe de danse locale et danses communautaires ; transition douce pour les familles. 19h00 – 20h00 — Jam Session Ouverte / Chant Communautaire / Programme de Clôture au Belvédère - Chant communautaire, remarques finales, invitation à s'inscrire pour le démontage post-festival. 20h00 – 21h00 — Démontage (les fournisseurs commencent le démontage immédiat) ; annonces finales - Les fournisseurs ferment à 21h00 sauf accord contraire. Bénévoles affectés aux tâches de démontage immédiates. 21h00 – 23h30 — Démontage samedi soir (initial) - Structures principales démontées ; site sécurisé pour la nuit. Démontage final terminé dimanche matin avant midi. Spectacles (au moins 3) : - Musique #1 : Trio acoustique (Belvédère, 9h30–10h15) - Musique #2 : Groupe de reprises local (Scène Principale, 13h30–14h15) - Musique #3 : Groupe vedette (Scène Principale, 16h30–17h30) - Interactivité #1 : Cercle de percussions communautaire (11h00–12h00) - Spectacles supplémentaires : Spectacles de marionnettes (enfants) et micro ouvert/concours de talents — ceux-ci sont considérés comme des spectacles/actes interactifs. Aire pour enfants : (Zone Enfants désignée sur la pelouse Est près des toilettes) - Composants : spectacles de marionnettes (10h30, 15h45), tente d'art et d'artisanat (toute la journée 9h30–17h00), stand de peinture sur visage (géré par des bénévoles), jeux de pelouse supervisés, heure du conte, chasse au trésor. - Personnel : 2 responsables adultes (vérifiés), 4 bénévoles/assistants jeunes, matériel d'artisanat rangé sous clé et inventorié. Fournisseurs (4–6 emplacements alloués dans le parking Nord le long du côté Est du parc avec des allées piétonnes dégagées. - Électricité : Distribution électrique dédiée avec permis ; deux générateurs de puissance moyenne sur le périmètre Nord. Chaque fournisseur se voit attribuer une prise de 20A (ou carburant pour sa propre remorque). - Logistique des fournisseurs : fenêtre de chargement/déchargement 06h00–08h00, briefing des fournisseurs à 08h15, circulation des véhicules restreinte de 08h30 à 21h00 sauf exceptions approuvées. Description de l'agencement du site (détaillée) : - Scène Principale : Scène temporaire de 16'x12' avec système de sonorisation placé sur la pelouse centrale au nord du belvédère, orientée vers le sud pour une grande visibilité. Elle accueille les groupes vedettes et les artistes musicaux de la mi-journée. - Scène du Belvédère : Située au centre du parc ; utilisée pour les annonces, les concerts acoustiques, le micro ouvert et le chant de clôture. - Aire des Enfants : Pelouse Est adjacente à l'accès aux toilettes et aux arbres ombragés. Comprend une tente d'artisanat (10'x10'), un stand de peinture sur visage, une zone de spectacle de marionnettes (petite scène pop-up) et une zone de jeux sur pelouse douce. Signalisation claire et clôture basse/banderoles pour délimiter la zone. - Allée des Fournisseurs (Nourriture & Artisanat) : Parking Nord (fermé au stationnement général pendant l'événement) configuré en une seule rangée parallèle au trottoir avec une allée piétonne de 8–10 pieds. Les stands de nourriture sont espacés de 12–15 pieds pour les files d'attente et l'accès pompiers. - Bureau d'Information & Premiers Secours : Près de l'entrée principale de la pelouse, adjacent au parking — tente à haute visibilité (10'x10') avec personnel bénévole, objets trouvés, vente de billets et table d'intervention immédiate pour les premiers secours. DEA stocké ici. - Stationnement : Espaces de stationnement restants (environ 200 places). Les préposés au stationnement à l'entrée dirigent le surplus vers des parkings éloignés (si nécessaire) et gèrent la voie de dépose. - Toilettes : Toilettes du parc plus 6 toilettes portables (3 standards, 2 ADA, 1 familiale) regroupées près de la zone des fournisseurs. - Poubelles & Recyclage : Bacs tous les 150 pieds, gérés par des bénévoles de nettoyage itinérants. - Centre Communautaire (Salle Intérieure) : Au sud du parc — réservé en cas de pluie (salle de 150 places, cuisine, toilettes intérieures). Aménagement en cas de pluie : scène déplacée à l'avant de la salle, fournisseurs installés le long du mur latéral (jusqu'à 3 tables intérieures), activités pour enfants dans la salle communautaire. La capacité de la salle est utilisée pour accueillir les spectacles clés + les fournisseurs prioritaires et toutes les activités pour enfants. Sécurité et gestion de la foule : - Premiers Secours : Secouriste/urgentiste contractuel (2 certifiés sur site de 9h00 à 21h30), tente de premiers secours avec fournitures de base, poches de glace, fournitures pour blessures mineures. DEA disponible au bureau d'information/premiers secours. - Sécurité/Contrôle de la foule : 4 agents de sécurité payés pendant les heures de pointe (12h00–19h00) et 6 bénévoles d'accompagnement de la foule (équipés de radio) tout au long de la journée ; briefing de formation des bénévoles à 08h30. - Circulation et Stationnement : 6 bénévoles au stationnement en deux équipes gèrent le flux et la sécurité des piétons. Cônes et signalisation pour diriger les voitures ; une voie de dépose près de l'entrée Nord. - Protocole Enfant Perdu : Bracelets à l'entrée (numéro de contact des parents) et zone d'attente pour enfants perdus au bureau d'information/premiers secours. Deux bénévoles dédiés aux objets trouvés pendant les heures de pointe. - Accès Incendie et Urgence : Voie de circulation de 20 pieds maintenue autour de la zone des fournisseurs et de la scène. Extincteurs à la scène et le long de l'allée des fournisseurs. - Assurance et Permis : Assurance responsabilité civile (allocation de 400 $) et permis de la ville obtenus. Permis sanitaires des fournisseurs appliqués ; service d'incendie informé de l'événement et en attente. Planification du personnel (bénévoles et prestataires payés) : Nombre total de bénévoles visé : 40 bénévoles + 2 urgentistes contractuels + 4 agents de sécurité contractuels + 1 technicien son + artistes Rôles et nombres des bénévoles (décalés en deux équipes principales si approprié) : - Responsable/Coordinateur d'événement : 1 (responsable payé ou bénévole avec indemnité) - Coordinateurs Adjoints : 2 (couverture de roulement) - Directeur de Scène : 1 (coordonne les artistes et le programme) - Technicien Son (contractuel) : 1 (payé) — gère le système de sonorisation et surveille les niveaux - Responsable des Fournisseurs : 1 (gère les arrivées/besoins des fournisseurs) - Responsables Aire Enfants : 2 (vérifiés) - Assistants Aire Enfants : 4 - Préposés Stationnement/Circulation : 6 (3 matin, 3 après-midi) - Personnel Bureau Info/Accueil : 4 (deux par roulement) - Personnel Premiers Secours : 2 (urgentistes contractuels, payés) - Sécurité (professionnelle) : 4 (payés, heures de pointe) + 6 bénévoles d'accompagnement de la foule - Nettoyage/Poubelles itinérants : 4 - Équipe de montage : 10 (soirée vendredi + début samedi) — bénévoles décalés - Équipe de démontage : 10 (chevauchement avec l'équipe de montage) - Vendeurs de billets de loterie/billets : 2–3 bénévoles - Photographe/bénévole réseaux sociaux : 1–2 Notes sur l'horaire : Les bénévoles travaillent des quarts de 4 à 6 heures avec pauses ; repas fournis (budgétisé). Tous les bénévoles portent des chemises/gilets de couleur pour identification. Plan de repli en cas de pluie (détaillé, actionnable) : Solution de repli principale : déplacer les activités dans la salle intérieure du Centre Communautaire (réservée en totalité en cas de prévision de forte pluie). Capacité du Centre Communautaire : 150 places assises, plus salles de réunion adjacentes pour les activités enfants. Déclencheurs de repli : pluie soutenue 60 minutes avant l'ouverture des portes ou prévision de forte pluie avec une probabilité de >60 % à 6h00 le samedi. Étapes à suivre : 1) Décision prise par le Responsable d'Événement avant 6h00 le jour J (ou plus tôt si les prévisions changent). Informer tout le personnel, les bénévoles, les fournisseurs par téléphone/SMS et les réseaux sociaux. Le bureau d'information donne des instructions claires à l'arrivée. 2) Fournisseurs : Placement intérieur des fournisseurs prioritaire : 3 tables intérieures dans la salle communautaire pour les petits stands de nourriture/pâtisseries (liste présélectionnée). Les autres fournisseurs de nourriture opèrent sous des auvents fournis par les fournisseurs dans les coursives couvertes du centre communautaire ou reçoivent des instructions pour faire une pause jusqu'à ce que les conditions soient sûres. Nous fournirons des remboursements ou des crédits conformément au contrat du fournisseur en cas d'impossibilité de prendre en charge le service complet. 3) Spectacles : Les spectacles de la scène principale sont déplacés sur la scène du centre communautaire ou le belvédère (en cas de légère bruine). Les concerts acoustiques peuvent avoir lieu dans le belvédère en cas de pluie légère ; les groupes vedettes seront déplacés dans le centre communautaire (capacité limitée — priorité aux spectacles familiaux/généraux et aux activités interactives). Le technicien son coordonne le déplacement rapide du système de sonorisation à l'aide d'un système portable. 4) Activités pour enfants : L'artisanat et les spectacles de marionnettes sont déplacés dans les salles de réunion ; la peinture sur visage dans le hall du centre communautaire. Les activités sont programmées par blocs pour faire tourner les groupes dans l'espace intérieur limité. 5) Communication : Modèles d'annonces pré-écrites pour le site web/réseaux sociaux/chaîne téléphonique, signalisation aux entrées du parc indiquant le centre communautaire. Talkies-walkies pour les bénévoles afin de coordonner les transitions. 6) Logistique : Nous avons alloué 1 050 $ dans le budget pour couvrir la location du centre communautaire et les coûts de personnel accélérés pour le déplacement des opérations à l'intérieur. Des tentes pop-up supplémentaires (couvertes par la location principale de tentes) sont disponibles pour une couverture partielle des fournisseurs. 7) Sécurité : Maintenir les sorties de secours dégagées, respecter les comptages de capacité et suivre les règles du centre communautaire. Si les conditions deviennent dangereuses (foudre, vent violent), le festival sera interrompu et le public sera invité à se réfugier à l'intérieur ; un plan d'évacuation vers la structure la plus proche et sûre (centre communautaire) sera exécuté. Répartition du Budget (Total = 8 000 $) : - Location Scène Principale & Sonorisation (plateforme + système de haut-parleurs de location, éclairage de base) : 1 200 $ - Honoraires des artistes (3–4 spectacles + troupe de marionnettes + animateur d'atelier) : 1 000 $ - Location Tentes/Abris/Tables/Chaises (abris fournisseurs, tente d'information, tente enfants, tables et chaises) : 1 000 $ - Location salle intérieure Centre Communautaire (réservée pour repli pluie & surplus) : 1 050 $ - Toilettes portables & assainissement (6 unités incluant ADA + service) : 600 $ - Premiers secours & sécurité (2 urgentistes contractuels + 4 heures de sécurité professionnelle) : 600 $ - Générateurs & distribution électrique (deux générateurs moyens + câbles/boîtes silencieuses) : 400 $ - Permis & assurance responsabilité civile : 400 $ - Marketing & signalisation (flyers, bannières, cartes imprimées, signalisation sur site) : 300 $ - Soutien aux bénévoles (repas, chemises/gilets/badges, eau) : 300 $ - Matériel d'activités pour enfants (artisanat, peintures, tambours pour atelier) : 250 $ - Soutien zone fournisseurs & assainissement (élimination des graisses, tables pour enregistrement fournisseurs, barrières) : 200 $ - Fournitures diverses (sacs poubelles, ruban adhésif, gaffer, piles, petits outils) : 200 $ - Réserve pour imprévus (frais de dernière minute mineurs) : 500 $ Total : 8 000 $ Notes sur les spécificités du budget : - Scène et son (1 200 $) couvrent la location d'une plateforme de scène temporaire et d'un système de sonorisation adapté au groupe vedette avec assistance technique pour la journée (honoraires du technicien son inclus dans le budget scène s'il est engagé à court terme). Si un technicien son externe doit être payé séparément, transférer 200 $ de la réserve pour imprévus. - Honoraires des artistes (1 000 $) supposent que la plupart des artistes sont locaux et peu coûteux : répartition exemple — Vedette 400 $, groupe de reprises 250 $, trio acoustique 150 $, troupe de marionnettes et atelier 200 $ combinés. - Location centre communautaire 1 050 $ garantit que nous pouvons réserver l'espace à l'avance et payer l'acompte/frais du jour pour garantir la disponibilité en tant que solution de repli en cas de pluie. - Premiers Secours et Sécurité (600 $) incluent l'embauche de deux urgentistes pour la journée (300 $ chacun) et le complément des bénévoles par une présence de sécurité payante pendant les heures de pointe. - Frais des fournisseurs : Il est recommandé de facturer aux fournisseurs des frais minimes (50–100 $) pour compenser les coûts ; les revenus des frais des fournisseurs ne sont pas inclus comme allocation budgétaire du festival ici mais peuvent compenser les budgets futurs. Logistique et accords fournisseurs : - Les fournisseurs doivent fournir une preuve d'assurance ou signer une décharge de responsabilité. Permis sanitaires requis pour les fournisseurs de nourriture. Aucun fournisseur n'est autorisé à bloquer les voies d'urgence. Montage entre 06h00 et 08h00 ; tous les véhicules doivent être retirés des zones piétonnes avant 08h30. Les fournisseurs reçoivent une carte indiquant les points d'accès à l'électricité et à l'eau. - Nombre de fournisseurs : 4–6 emplacements nourriture + 3–4 tables artisanat/communautaire. Chaque fournisseur dispose d'un espace de 10'x10', d'une table de 6 pieds, de deux chaises pliantes (si demandées à l'avance). Communications et marketing : - Avant l'événement : affiches dans la ville, publications sur les réseaux sociaux, page événement sur le site web de la ville, e-mails aux groupes communautaires. Le jour J : annonces par sonorisation, signalisation avec programme, carte d'événement consultable sur mobile. - La signalisation comprend des panneaux directionnels pour le stationnement, les premiers secours, les toilettes, l'aire des enfants et les points de transfert en cas de pluie vers le centre communautaire. Check-lists opérationnelles (sélectionnées) : - Checklist montage vendredi soir : scène assemblée, belvédère dégagé, barrières pour fournisseurs préparées, poids pour tentes prêts, générateurs en place mais non alimentés, éclairage des chemins installé. - Checklist samedi matin : toilettes entretenues, test sono, radios distribuées et canal réglé, liste des bénévoles affichée, boîte objets trouvés dans le bureau d'information, boîte tickets de loterie verrouillée et sous surveillance. - Après l'événement : comptage des heures bénévoles, sécurisation des objets oubliés, rapprochement des paiements/retours fournisseurs, dépôt des recettes de loterie/charité et rapport des totaux à la communauté. Planification financière de contingence et remboursements fournisseurs : - Les coûts de la solution de repli en cas de pluie sont principalement couverts par la ligne de location de salle intérieure de 1 050 $ et la ligne de location de tentes/abris de 1 000 $. Politique de remboursement des fournisseurs : remboursements partiels si le fournisseur ne peut pas être logé à l'intérieur (défini à l'avance dans le contrat fournisseur). Les fonds de loterie et de charité sont protégés et seront détenus par le comité du festival. Métriques de succès et suivi : - Métriques : estimation de la fréquentation, satisfaction des fournisseurs, retour d'expérience des bénévoles, fonds collectés pour la charité, engagement sur les réseaux sociaux. Enquête post-événement auprès des fournisseurs, des bénévoles et des participants. Résumé du calendrier final pour la conformité du montage/démontage : - Montage commence vendredi 18h00 – 21h30 (équipement majeur et tentes en place) et reprend samedi 6h00 – 8h30 pour les touches finales. - Événement samedi 9h00 – 21h00. - Démontage initial samedi 21h00 – 23h30 ; complet dimanche avant 12h00 avec un dernier nettoyage par l'équipe de démontage bénévole. Si vous le souhaitez, je peux convertir ce plan en un résumé imprimable d'une page pour les bénévoles, un dossier pour les fournisseurs, ou une feuille de route d'une journée pour les techniciens de scène et de son avec les numéros de téléphone de contact et les canaux radio inclus.

## Plan du Festival Communautaire de 72 Heures : "Jubilé de la Place du Village" **Objectif du Festival :** Favoriser l'esprit communautaire, mettre en valeur les talents locaux et offrir une journée de divertissement familial, le tout dans le respect d'un budget responsable. ### I. Programme Détaillé Heure par Heure (Samedi, 9h - 21h) * **7h00 - 9h00 :** Arrivées finales des vendeurs/artistes et finalisation de l'installation. Enregistrement et briefing des bénévoles. * **9h00 - 9h30 :** Ouverture des portes du festival. Annonce de bienvenue. Musique d'ambiance (DJ local). * **9h30 - 10h30 :** **Spectacle 1 :** "Duo Harmonie Acoustique" (Musique live sur la scène du kiosque). * **10h00 - 18h00 :** Zone d'activités pour enfants ouverte (Château gonflable, peinture sur visage, atelier créatif). * **10h30 - 11h30 :** **Activité Communautaire 1 :** Vente de billets de tombola et peinture interactive "Fresque d'Art Communautaire" (près du kiosque d'information). * **11h30 - 12h30 :** **Spectacle 2 :** "Merveilles du Magicien Farfelu" (Magicien familial sur la scène du kiosque). * **12h30 - 13h30 :** Heure du déjeuner. Musique d'ambiance. Vendeurs de nourriture à leur pic d'activité. * **13h30 - 14h30 :** **Activité Communautaire 2 :** Inscriptions "Vitrines de Talents du Village" et micro ouvert (Scène du kiosque pour de courts numéros). * **14h30 - 15h30 :** **Spectacle 3 :** "Mouvements Rythmiques" (Troupe de danse locale sur la scène du kiosque). * **15h30 - 16h30 :** **Activité Communautaire 3 :** Spectacles "Vitrines de Talents du Village" (Scène du kiosque). * **16h30 - 17h00 :** Tirage au sort des prix de la tombola et remerciements aux sponsors/bénévoles. * **17h00 - 18h00 :** Heure du dîner. Musique d'ambiance. Vendeurs de nourriture actifs. * **18h00 - 19h30 :** **Spectacle 4 :** "The Hometown Heroes Band" (Groupe principal sur la scène du kiosque). * **19h30 - 20h00 :** Clôture et adieux. Dernier set musical. * **20h00 - 21h00 :** Fin du festival. Départ des invités. Premiers nettoyages du site commencent. ### II. Répartition du Budget (Total 8 000 $) * **Divertissement (4 spectacles + son) : 2 800 $** * Duo Harmonie Acoustique : 700 $ * Merveilles du Magicien Farfelu : 600 $ * Mouvements Rythmiques (Troupe de danse) : 700 $ * The Hometown Heroes Band : 800 $ * Location système de sonorisation (Scène du kiosque) : 500 $ * **Activités pour enfants : 900 $** * Location château gonflable : 400 $ * Peintre sur visage (fournitures incluses) : 300 $ * Matériel créatif (Fresque d'art, activités créatives de base) : 200 $ * **Hébergement des vendeurs de nourriture : 100 $** * Marquage des emplacements et accès à l'électricité (pour 5 vendeurs) : 100 $ (Les vendeurs couvrent leurs propres frais d'emplacement/permis auprès de la ville) * **Activités Communautaires : 350 $ * Prix de tombola (paniers-cadeaux, produits locaux) : 250 $ * Matériel pour la fresque d'art communautaire : 100 $ * **Sécurité et Logistique : 1 900 $ * Assurance événementielle : 500 $ * Matériel de premiers secours et secouriste certifié (indemnité bénévole) : 200 $ * Personnel de sécurité (2 gardes engagés, 12h chacun) : 600 $ * Toilettes portables (2 unités pour 72h) : 400 $ * Gestion des déchets (Poubelles, sacs, évacuation) : 200 $ * **Installation et Démontage du site : 1 450 $ * Bannières, signalisation, décorations : 300 $ * Tables et chaises (info, créatif, personnel) : 250 $ * Éclairage (Guirlandes lumineuses, éclairage de tâche pour le soir) : 300 $ * Location générateur (pour vendeurs de nourriture/éclairage) : 350 $ * Rafraîchissements/T-shirts pour bénévoles : 250 $ * **Marketing et Promotions : 500 $ * Publicités dans les journaux locaux, flyers, boosts sur les réseaux sociaux : 500 $ * **Fonds de prévoyance (environ 7%) : 500 $ * *Budget Total : 8 000 $* ### III. Description de l'Aménagement du Site * **Kiosque du Parc Central :** Désigné comme la **Scène Principale**. Il accueillera tous les spectacles musicaux, performances et la vitrine de talents programmés. Les zones de sièges (encouragement à apporter ses propres couvertures/chaises) s'étendront sur la pelouse. * **Zone de Pelouse Ouverte (près du kiosque) :** Espace principal de visionnage pour le public et de mingling général. * **Zone d'Activités pour Enfants :** Située dans une section de pelouse légèrement plus calme et délimitée, à l'écart du son direct de la scène mais toujours visible. Cette zone abritera le château gonflable, le stand de peinture sur visage et une tente ombragée pour les activités créatives et la fresque d'art communautaire interactive. * **Allée des Vendeurs de Nourriture :** Positionnée le long du bord est du parking principal, permettant un accès facile aux food trucks/tentes et un service aux participants sans congestion du trafic dans le parc. Espace pour 5-6 vendeurs. Un accès au générateur sera fourni. * **Parking du Centre Communautaire :** Parking principal pour les invités (200 voitures). * **Salle Intérieure du Centre Communautaire :** * **Zone d'entrée :** Désignée comme le **Bureau d'Information** (cartes du festival, programme, objets trouvés) et le **Poste de Secours**. * **Salle Principale :** Sert de **Lieu de Repli Principal en Cas de Pluie** et également d'espace calme ou d'activités secondaires s'il ne pleut pas. Elle accueillera le stand de tombola et pourra accueillir des performances acoustiques plus petites ou des contes pour enfants. * **Toilettes Portables :** Situées à l'extrémité de l'allée des vendeurs de nourriture, facilement accessibles depuis le parc et les zones de parking. * **Points de Collecte des Déchets :** Des poubelles clairement signalées seront placées stratégiquement dans tout le parc, en particulier près des vendeurs de nourriture et des zones à forte affluence. ### IV. Plan de Personnel (Rôles bénévoles nécessaires) * **Responsable Principal de l'Événement (1) :** Gestion globale, réponse aux crises, prise de décisions clés. * **Coordonnateur Adjoint de l'Événement (1) :** Soutient le Responsable, supervise des zones spécifiques. * **Responsable de Scène (2) :** Coordonne les artistes, gère le son, respecte le calendrier sur la scène du kiosque. * **Superviseurs de la Zone Enfants (3-4) :** Surveillent les activités, assurent la sécurité des enfants, aident aux activités créatives/peinture sur visage. * **Liaisons Vendeurs Nourriture (2) :** Aident les vendeurs avec l'installation/logistique, surveillent la santé et la sécurité, gèrent les déchets dans la zone des vendeurs. * **Service d'Accueil / Bureau d'Information (3) :** Accueillent les participants, fournissent des indications, répondent aux questions, gèrent les objets trouvés, ventes de billets de tombola. * **Volants / Courriers (4-5) :** Soutien général, aide où nécessaire, vérifications du site, enlèvement des ordures. * **Équipe d'Installation / Démontage (6-8 pour le vendredi/dimanche) :** Manutention, pose de bannières, montage/démontage de scène, préparation/nettoyage général du site. * **Sécurité / Gestion de la Foule (2 agents de sécurité engagés + 2 bénévoles) :** Surveillent le flux de la foule, répondent aux incidents, soutiennent les premiers secours. * **Secouriste (1 bénévole certifié/engagé) :** Posté au stand de premiers secours. ### V. Plan de Repli en Cas de Pluie **Point de Décision :** La décision d'activer le plan de pluie sera prise le samedi matin à 7h00 en fonction des prévisions météorologiques, ou immédiatement en cas de pluie forte inattendue pendant le festival. * **Relocalisation Principale du Lieu :** La **salle intérieure du Centre Communautaire** deviendra le centre névralgique de la plupart des activités. * **Divertissement :** Tous les spectacles prévus sur la scène du kiosque seront déplacés à l'intérieur dans la salle du Centre Communautaire. Un système de sonorisation simplifié sera utilisé. * **Activités pour Enfants :** L'atelier créatif et la fresque d'art interactive seront déplacés dans le Centre Communautaire. Des jeux d'intérieur et des contes remplaceront le château gonflable (qui serait annulé). * **Activités Communautaires :** Le tirage au sort de la tombola et la vitrine de talents du village se dérouleront comme prévu dans la salle du Centre Communautaire. * **Premiers Secours et Info :** Ces postes sont déjà prévus à l'entrée du Centre Communautaire, assurant la continuité. * **Vendeurs de Nourriture :** Les food trucks pourront continuer à opérer depuis leurs emplacements désignés dans le parking. Il sera demandé aux participants d'apporter leur nourriture dans la salle du Centre Communautaire pour la consommer, ou de trouver un abri sous des auvents temporaires qui seront érigés près de la zone des vendeurs si le budget le permet (fonds de prévoyance). * **Stratégie de Communication :** * Annonces immédiates via système de sonorisation dans tout le parc. * Mises à jour publiées sur la signalisation du festival et les canaux de médias sociaux. * Les bénévoles (Service d'accueil) seront stratégiquement placés pour diriger les participants vers le Centre Communautaire. * Une grande bannière indiquant "PLAN DE PLUIE EN VIGUEUR - DIRIGEZ-VOUS VERS LE CENTRE COMMUNAUTAIRE" sera affichée de manière proéminente. * **Perturbation Minimale :** Le calendrier sera ajusté pour minimiser les temps d'arrêt pendant la transition, en se concentrant sur le maintien d'un flux continu d'activités à l'intérieur du Centre Communautaire.