Organiser une fête dans le jardin communautaire

FÊTE DU JARDIN COMMUNAUTAIRE — PLAN D'ACTION SUR 4 SEMAINES
Événement : Fête de jardin pour environ 50 résidents | Budget : 500 $ | Équipe : Moi (Chef) + 5 bénévoles (V1 = graphiste, V2 = pâtissière, V3-V5 = aides générales ; tous disponibles uniquement en soirée et le week-end)

RÉSUMÉ DU BUDGET (Total : 480 $, laissant 20 $ de marge)

• Promotion (impression de dépliants/affiches) : 30 $
• Nourriture et boissons : 220 $
• Activités et prix : 60 $
• Décorations : 50 $
• Logistique (locations, fournitures, nettoyage) : 80 $
• Réserve pour imprévus : 40 $

SEMAINE 1 — FONDATION ET LANCEMENT DE LA PROMOTION (Jours 1-7)

1. Confirmer la date, l'heure (samedi après-midi, 12h00-16h00) et l'autorisation du jardin avec le comité du jardin. Date limite : Jour 2. Coût : 0 $. Responsable : Moi.
2. Réunion de lancement avec tous les bénévoles (soirée en semaine) pour attribuer les rôles et partager le plan. Date limite : Jour 3. Coût : 0 $. Responsable : Moi.
3. Concevoir le dépliant de l'événement, l'affiche et les graphiques pour les médias sociaux. Date limite : Jour 5. Coût : 0 $. Responsable : V1 (graphiste).
4. Imprimer 100 dépliants et 10 affiches. Date limite : Jour 7. Coût : 30 $. Responsable : Moi.
5. Créer un formulaire d'inscription gratuit en ligne (Google Forms) et une page événement sur les canaux sociaux du quartier (groupe Facebook, Nextdoor). Date limite : Jour 6. Coût : 0 $. Responsable : V1 avec moi.
6. Élaborer le menu (facile sans électricité : sandwichs froids, salades, pâtisseries, fruits, limonade/thé glacé dans des distributeurs) et la liste des courses. Date limite : Jour 7. Coût : 0 $. Responsable : V2 (pâtissière) avec moi.

SEMAINE 2 — SENSIBILISATION ET PLANIFICATION DES ACTIVITÉS (Jours 8-14)

1. Distribuer les dépliants porte-à-porte et afficher les affiches dans les commerces locaux, la bibliothèque et le tableau communautaire (week-end). Date limite : Jour 10. Coût : 0 $. Responsable : V3, V4, V5.
2. Planifier les activités : atelier de plantation de graines pour enfants, chasse au trésor dans le jardin, concours du meilleur légume cultivé à la maison, jeux acoustiques en plein air (cornhole, Jenga géant — emprunter aux voisins si possible). Date limite : Jour 12. Coût : 40 $ (fournitures : graines, petits pots, terreau, feuilles de chasse au trésor imprimées). Responsable : V4 dirige, avec moi.
3. Acheter de petits prix pour le concours et la chasse au trésor (sachets de graines, gants de jardinage). Date limite : Jour 14. Coût : 20 $. Responsable : V4.
4. Inventaire du matériel de jardin : compter les tables de pique-nique, vérifier l'état du kiosque, tester le tuyau d'eau. Identifier ce qu'il faut emprunter (tables pliantes, glacières, poubelles). Date limite : Jour 13 (week-end). Coût : 0 $. Responsable : V3.
5. Demander à 2-3 voisins ou entreprises locales de faire de petits dons (glace, chaises pliantes supplémentaires, un auvent pop-up). Date limite : Jour 14. Coût : 0 $. Responsable : Moi.
6. Publier le premier rappel d'inscription en ligne et suivre les inscriptions. Date limite : Jour 14. Coût : 0 $. Responsable : V1.

SEMAINE 3 — FOURNITURES, PRÉPARATION DES ALIMENTS ET CONFIRMATIONS (Jours 15-21)

1. Acheter les produits non périssables : mélange pour boissons, assiettes en carton, gobelets compostables, serviettes, ustensiles, nappes, sacs poubelles, désinfectant pour les mains. Date limite : Jour 17. Coût : 70 $. Responsable : V5 avec moi (sortie courses le week-end).
2. Acheter ou emprunter des décorations : guirlandes, ballons (pompe manuelle), centres de table avec bocaux de fleurs sauvages, panneau de bienvenue sur tableau noir. Date limite : Jour 19. Coût : 50 $. Responsable : V3.
3. Confirmer les articles empruntés (auvent, glacières, chaises, jeux d'extérieur) et organiser le retrait. Date limite : Jour 20. Coût : 0 $. Responsable : V3.
4. V2 finalise le plan de pâtisserie (cookies, muffins, un gâteau) et achète les ingrédients de pâtisserie. Date limite : Jour 21. Coût : 50 $. Responsable : V2.
5. Deuxième poussée promotionnelle : dépliants de rappel dans les endroits très fréquentés, publications sociales mises à jour avec des aperçus des activités. Date limite : Jour 21 (week-end). Coût : 0 $. Responsable : V1, V4.
6. Vérifier le nombre d'inscriptions ; si inférieur à 30, activer le plan d'urgence en cas de faible participation (voir Risques). Date limite : Jour 21. Coût : 0 $. Responsable : Moi.
7. Créer la feuille de déroulement du jour J : calendrier d'installation, horaire des activités, rôles de nettoyage. Date limite : Jour 21. Coût : 0 $. Responsable : Moi.

SEMAINE 4 — PRÉPARATION FINALE ET EXÉCUTION DE L'ÉVÉNEMENT (Jours 22-28)

1. Surveiller les prévisions météorologiques quotidiennement à partir du Jour 22 ; prendre la décision météo d'ici le Jour 26 (voir Risques). Coût : 0 $. Responsable : Moi.
2. Briefing final des bénévoles (soirée en semaine) : passer en revue la feuille de déroulement, attribuer les postes pour le jour J. Date limite : Jour 25. Coût : 0 $. Responsable : Moi.
3. Acheter les produits périssables : ingrédients pour sandwichs, fruits, articles pour salades, glace. Date limite : Jour 27 (veille). Coût : 100 $. Responsable : Moi et V5.
4. Jour de pâtisserie : V2 prépare tous les desserts. Date limite : Soir du Jour 27. Coût : 0 $ (ingrédients déjà achetés). Responsable : V2, assisté par V4.
5. Pré-assemblage des fournitures : emballer les décorations, les jeux, le matériel de service dans des boîtes étiquetées ; récupérer les articles empruntés. Date limite : Jour 27. Coût : 0 $. Responsable : V3, V5.
6. JOUR DE L'ÉVÉNEMENT (Jour 28) :
   • 9h30-11h45 installation : tables, auvent, décorations, bar à boissons près du kiosque, postes d'activités, signalisation. Tous les bénévoles + moi.
   • 12h00-16h00 événement : Moi = hôte/accueil et polyvalent ; V1 = photos et table d'accueil ; V2 = poste nourriture/boissons ; V3 = jeux ; V4 = poste de plantation pour enfants et chasse au trésor ; V5 = réapprovisionnement, poubelles, soutien général.
   • 16h00-17h30 nettoyage : sortie des poubelles et du recyclage (10 $ de sacs/fournitures supplémentaires déjà budgétés), retour des articles empruntés, rinçage des tables au tuyau, laisser le jardin impeccable. Tous ensemble.
7. Après l'événement (soir des Jours 28-29) : publication de remerciement avec photos, retour des articles empruntés restants, enregistrement des dépenses finales. Coût : 0 $. Responsable : Moi et V1.

RISQUES ET PLANS D'URGENCE
Risque 1 — Mauvais temps (pluie le jour de l'événement).
Plan d'urgence : Prendre une décision d'aller/ne pas aller d'ici le Jour 26 en fonction des prévisions. Plan A : déplacer le poste de nourriture et les sièges sous le kiosque et l'auvent pop-up emprunté, fournir une réserve de 20 $ de ponchos/parapluies provenant de la réserve pour imprévus, et raccourcir l'événement à 2 heures avec des activités concentrées à l'abri. Plan B (intempéries) : annoncer une date de report une semaine plus tard via la liste d'inscription, les canaux sociaux et les panneaux affichés au jardin. Les produits non périssables et les décorations sont conservés ; l'achat des produits périssables est simplement reporté à la nouvelle date, donc la perte financière est minime.

Risque 2 — Faible participation (moins de 30 inscriptions à la fin de la Semaine 3).
Plan d'urgence : Déclencher un coup de pouce ciblé en Semaine 4 : V1 lance une nouvelle campagne sociale mettant en avant la nourriture gratuite, les activités pour enfants et le concours de légumes ; V3-V5 font une deuxième tournée de dépliants porte-à-porte avec un script d'invitation personnalisé ; j'invite personnellement des groupes locaux (association de parents d'élèves, club des aînés, troupe de scouts). Également ajuster l'achat de nourriture aux nombres d'inscriptions réels +20% le Jour 27 pour éviter le gaspillage, et transférer l'argent économisé vers de meilleurs prix comme attraction pour la participation. Si la fréquentation le jour J reste faible, regrouper sur un seul espace de sièges pour une ambiance plus intime et emballer les restes de nourriture pour que les participants les emportent ou les donner à un refuge local.

POINTS CLÉS DE SUCCÈS

• Fin de la Semaine 1 : date verrouillée, matériel promotionnel en ligne.
• Fin de la Semaine 2 : dépliants distribués, activités planifiées, liste d'emprunt confirmée.
• Fin de la Semaine 3 : toutes les fournitures achetées, plus de 30 inscriptions, feuille de déroulement terminée.
• Jour 26 : décision météo prise.
• Jour 28 : événement livré à temps et sous le budget de 500 $.

Plan de fête de jardin communautaire pour environ 50 résidents

Objectif de l'événement : Samedi, dans quatre semaines, de 14h00 à 17h00.
Lieu : Jardin communautaire, utilisation des tables de pique-nique et du gazebo couvert.
Contrainte clé : Pas d'électricité, donc toute la nourriture, la musique, l'éclairage et les activités doivent fonctionner sans courant.
Équipe : Organisateur principal, 1 bénévole en graphisme, 1 bénévole pâtissier, 3 aides généraux.
Budget total : 500 $ maximum.

Résumé du budget :
Promotion : 55 $
Nourriture et boissons : 230 $
Activités : 60 $
Décorations : 45 $
Logistique, fournitures et nettoyage : 90 $
Réserve pour imprévus : 20 $
Total : 500 $

Semaine 1 : Fondation et planification, à terminer avant la fin de la Semaine 1

1. Confirmer les bases de l'événement et l'autorisation du jardin.
   Date limite : Jour 2.
   Coût estimé : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal.
   Détails : Confirmer la date, l'heure, la fréquentation attendue de 50 personnes, l'accès aux tables de pique-nique, l'utilisation du gazebo, l'accès au tuyau d'eau, la disponibilité des toilettes à proximité si applicable, et toute règle locale concernant la nourriture, le son amplifié, les déchets ou l'heure de fermeture.

2. Attribuer les rôles des bénévoles.
   Date limite : Jour 2.
   Coût estimé : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal.
   Détails : Le bénévole en graphisme s'occupe des prospectus et des panneaux. Le bénévole pâtissier dirige la planification des desserts. Trois aides généraux soutiennent la promotion, l'installation, les activités et le nettoyage. Confirmer la disponibilité de chacun le week-end de l'événement final et au moins une soirée par semaine.

3. Créer un thème et un programme simple pour l'événement.
   Date limite : Jour 3.
   Coût estimé : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal avec l'équipe de bénévoles.
   Détails : Thème : « Voisins en fleur ». Le programme comprend une table d'accueil, un pique-nique informel, une visite du jardin, un échange de graines, une activité de plantation pour enfants, des jeux de pelouse simples et un moment de remerciement communautaire.

4. Concevoir le matériel promotionnel.
   Date limite : Jour 4.
   Coût estimé : 0 $.
   Responsable : Bénévole en graphisme.
   Détails : Créer un prospectus et une image pour les réseaux sociaux. Inclure la date, l'heure, le lieu, la demande de RSVP, la note en cas de pluie, la demande d'apporter une couverture de pique-nique ou une tasse réutilisable si possible, et l'invitation à apporter des graines ou de petites boutures de plantes pour l'échange.

5. Imprimer les prospectus et créer une liste de promotion initiale.
   Date limite : Jour 6.
   Coût estimé : 35 $.
   Responsable : Organisateur principal.
   Détails : Imprimer environ 100 prospectus. Identifier les lieux d'affichage : entrée du jardin, tableau d'affichage du café local, bibliothèque, halls d'immeubles, groupes de quartier et écoles ou centres communautaires à proximité si autorisé.

6. Élaborer le plan de nourriture et de boissons.
   Date limite : Jour 7.
   Coût estimé cette semaine : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal et bénévole pâtissier.
   Détails : Planifier un menu sans électricité : eau, limonade, thé glacé, fruits, plateaux de légumes, chips, trempettes, sandwichs ou wraps, biscuits, brownies et options de desserts sans noix. Éviter les aliments qui nécessitent d'être chauffés. Prévoir des glacières et de la glace.

7. Élaborer le plan d'activités et la liste des fournitures.
   Date limite : Jour 7.
   Coût estimé cette semaine : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal avec les aides généraux.
   Détails : Les activités comprendront une table d'échange de graines, une petite station de plantation en pot, une chasse au trésor dans le jardin pour les enfants, des jeux de pelouse et une courte visite du jardin.

Semaine 2 : Lancement de la promotion et préparation des fournitures, à terminer avant la fin de la Semaine 2

1. Distribuer les prospectus et lancer la promotion en ligne.
   Date limite : Jour 10.
   Coût estimé : 0 $ supplémentaire.
   Responsable : Bénévole en graphisme et 2 aides généraux.
   Détails : Afficher les prospectus dans les lieux approuvés et partager l'image de l'événement sur les listes de diffusion par e-mail du quartier, les pages communautaires sur les réseaux sociaux et les forums locaux. Demander aux résidents de RSVP afin d'estimer les quantités de nourriture.

2. Envoyer des invitations personnelles aux voisins clés et aux membres du jardin.
   Date limite : Jour 11.
   Coût estimé : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal.
   Détails : Inviter personnellement les jardiniers actifs, les familles voisines, les personnes âgées et les leaders communautaires. Leur demander de faire passer le mot.

3. Acheter les fournitures logistiques non périssables.
   Date limite : Jour 12.
   Coût estimé : 55 $.
   Responsable : Organisateur principal.
   Détails : Acheter des assiettes compostables, des gobelets, des serviettes, des gants de service, des sacs poubelles, des sacs de recyclage, du désinfectant pour les mains, du ruban adhésif, des marqueurs, des étiquettes nominatives et des essuie-tout.

4. Acheter les fournitures pour les activités.
   Date limite : Jour 13.
   Coût estimé : 45 $.
   Responsable : Organisateur principal et 1 aide général.
   Détails : Acheter des sachets de graines, de petits pots biodégradables, du terreau, des étiquettes, des crayons, des bulles ou des articles de jeu simples pour enfants, et du matériel pour la chasse au trésor.

5. Créer des panneaux pour les stations.
   Date limite : Jour 14.
   Coût estimé : 10 $.
   Responsable : Bénévole en graphisme.
   Détails : Créer des panneaux pour l'accueil, la nourriture et les boissons, l'échange de graines, la station de plantation pour enfants, le recyclage, les poubelles et le point de rencontre de la visite du jardin.

6. Commencer la préparation des décorations.
   Date limite : Jour 14.
   Coût estimé : 20 $.
   Responsable : 2 aides généraux.
   Détails : Acheter ou fabriquer des guirlandes, des nappes et des décorations simples réutilisables sur le thème du jardin. Éviter tout ce qui peut s'envoler facilement, sauf si cela peut être attaché.

7. Confirmer les articles empruntés.
   Date limite : Jour 14.
   Coût estimé : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal.
   Détails : Emprunter des glacières, des distributeurs de boissons, des plateaux de service, une trousse de premiers secours, des porte-blocs, des chaises pliantes si nécessaire, et tout auvent supplémentaire disponible auprès des voisins.

Semaine 3 : Poussée de participation et coordination finale, à terminer avant la fin de la Semaine 3

1. Vérifier le nombre de RSVP et ajuster la promotion.
   Date limite : Jour 16.
   Coût estimé : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal.
   Détails : S'il y a moins de 30 RSVP, lancer une deuxième campagne de promotion et demander aux bénévoles d'inviter personnellement 5 à 10 foyers chacun. S'il y a plus de 60 RSVP, préparer le contrôle des portions et demander aux participants d'apporter des couvertures de pique-nique.

2. Deuxième rappel en ligne et rafraîchissement des prospectus.
   Date limite : Jour 17.
   Coût estimé : 20 $.
   Responsable : Bénévole en graphisme et 1 aide général.
   Détails : Imprimer 40 rappels en demi-feuille ou petites affiches et publier un rappel en ligne « une semaine avant » mettant en avant la nourriture, les activités familiales et l'échange de graines.

3. Finaliser les quantités de nourriture et la liste de courses.
   Date limite : Jour 18.
   Coût estimé cette semaine : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal et bénévole pâtissier.
   Détails : Prévoir pour 50 personnes : 60 portions de boissons, 50 portions de sandwichs ou wraps, 3 grands plateaux de fruits ou légumes, chips et trempettes, 60 desserts, et des étiquettes d'allergènes. Inclure des options végétariennes et des étiquettes sans noix.

4. Confirmer le plan de desserts du pâtissier.
   Date limite : Jour 19.
   Coût estimé : 35 $.
   Responsable : Bénévole pâtissier.
   Détails : Acheter les ingrédients pour des biscuits ou des brownies qui peuvent être préparés la veille de l'événement. Préparer au moins une option clairement étiquetée sans noix.

5. Préparer le matériel des activités.
   Date limite : Jour 20.
   Coût estimé : 15 $.
   Responsable : 2 aides généraux.
   Détails : Assembler les enveloppes pour l'échange de graines, les cartes de chasse au trésor, les étiquettes de la station de plantation et les petits prix comme des autocollants ou des sachets de graines.

6. Créer la disposition de l'événement et la liste de contrôle d'installation.
   Date limite : Jour 21.
   Coût estimé : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal.
   Détails : Disposition : gazebo pour la table d'accueil et la nourriture en secours en cas de soleil ou de pluie légère ; tables de pique-nique pour la nourriture et les sièges ; station de plantation près du tuyau d'eau mais loin de la nourriture ; table d'échange de graines près de l'entrée ; jeux dans la zone ouverte ; poubelles et recyclage à la sortie. Créer des affectations d'installation et de nettoyage.

7. Confirmer les solutions sans électricité.
   Date limite : Jour 21.
   Coût estimé : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal.
   Détails : Utiliser des panneaux imprimés au lieu d'écrans numériques, des lanternes à piles uniquement si nécessaire, des glacières avec de la glace pour les boissons, et une ambiance acoustique sans musique, sauf si quelqu'un apporte une enceinte à piles sans frais.

Semaine 4 : Achats finaux, installation et exécution de l'événement

1. Dernier examen des RSVP et rappel.
   Date limite : Lundi de la semaine de l'événement.
   Coût estimé : 0 $.
   Responsable : Organisateur principal.
   Détails : Envoyer un dernier rappel avec la date, l'heure, le lieu, le moment de la mise à jour en cas de pluie, la demande de gobelets réutilisables ou de couvertures de pique-nique, et noter que l'événement est gratuit.

2. Acheter les décorations restantes.
   Date limite : Mardi de la semaine de l'événement.
   Coût estimé : 25 $.
   Responsable : 1 aide général.
   Détails : Acheter des décorations de table fraîches ou réutilisables, de la ficelle, des pinces à linge et des nappes supplémentaires si nécessaire. Utiliser uniquement des décorations respectueuses du jardin.

3. Acheter la nourriture et les boissons non périssables.
   Date limite : Mercredi de la semaine de l'événement.
   Coût estimé : 85 $.
   Responsable : Organisateur principal et 1 aide général.
   Détails : Acheter du mélange pour limonade ou de la limonade en bouteille, du thé glacé, des chips, des trempettes, des craquelins, des ingrédients pour sandwichs qui se conservent bien jusqu'à la préparation finale, et des cartes d'étiquettes d'allergènes.

4. Préparer les panneaux, les étiquettes nominatives et les programmes imprimés.
   Date limite : Jeudi de la semaine de l'événement.
   Coût estimé : 5 $.
   Responsable : Bénévole en graphisme.
   Détails : Imprimer les panneaux finaux, la feuille des rôles des bénévoles, le programme de l'événement et de courtes notes pour la visite du jardin.

5. Acheter les aliments périssables et la glace.
   Date limite : Vendredi soir avant l'événement.
   Coût estimé : 110 $.
   Responsable : Organisateur principal.
   Détails : Acheter des fruits, des légumes, des ingrédients pour sandwichs/wraps, de l'eau supplémentaire et de la glace. Conserver en lieu sûr pendant la nuit. Emballer les glacières et étiqueter les aliments.

6. Cuire les desserts.
   Date limite : Vendredi soir avant l'événement.
   Coût estimé : Inclus dans le budget des ingrédients du pâtissier.
   Responsable : Bénévole pâtissier.
   Détails : Cuire et emballer les portions de dessert. Étiqueter les allergènes courants tels que les noix, les produits laitiers, les œufs et le gluten lorsque connus.

7. Pré-emballer les bacs d'activités et les bacs de logistique.
   Date limite : Vendredi soir avant l'événement.
   Coût estimé : 0 $ supplémentaire.
   Responsable : Organisateur principal et 2 aides généraux.
   Détails : Créer des bacs séparés pour la table d'accueil, le service de nourriture, les activités, les décorations, le nettoyage et les premiers secours. Inclure du ruban adhésif, des ciseaux, des stylos, des étiquettes, du désinfectant, des gants, des sacs poubelles et des essuie-tout.

Programme du jour de l'événement et responsabilités

10h30 à 11h30 : Derniers achats d'épicerie si nécessaire et remplissage des glacières.
Coût estimé : Inclus ci-dessus.
Responsable : Organisateur principal.

12h00 à 13h00 : Début de l'installation du site.
Coût estimé : 0 $.
Responsable : Toute l'équipe de bénévoles.
Détails : Installer les nappes, attacher les décorations, installer la table d'accueil sous le gazebo, disposer les tables de nourriture, installer les activités, placer les sacs poubelles et de recyclage, et vérifier la sécurité des chemins.

13h00 à 13h30 : Installation de la nourriture et des boissons.
Coût estimé : Inclus ci-dessus.
Responsable : Organisateur principal, bénévole pâtissier et 1 aide général.
Détails : Garder les articles froids dans les glacières jusqu'au service. Ne sortir que des quantités partielles à la fois. Étiqueter la nourriture et les allergènes.

13h30 à 14h00 : Briefing des bénévoles.
Coût estimé : 0 $.
Responsable : Organisateur principal.
Détails : Examiner le processus d'accueil, le calendrier des activités, les attentes en matière de nettoyage, les indications pour les toilettes, la sécurité du tuyau d'eau et les procédures en cas de pluie ou d'urgence.

14h00 à 14h30 : Arrivée des invités et accueil.
Coût estimé : 0 $.
Responsable : Bénévole en graphisme à la table d'accueil et 1 aide général.
Détails : Proposer des étiquettes nominatives, indiquer aux invités où se trouve la nourriture, les inviter à l'échange de graines et demander des coordonnées facultatives pour les futurs événements du jardin.

14h30 à 15h00 : Visite du jardin.
Coût estimé : 0 $.
Responsable : Organisateur principal.

15h00 à 16h00 : Activités.
Coût estimé : Inclus ci-dessus.
Responsable : 3 aides généraux.
Détails : Animer la station de plantation pour enfants, la chasse au trésor, les jeux de pelouse et l'échange de graines.

16h00 à 16h15 : Moment de remerciement communautaire.
Coût estimé : 0 $.
Responsable : Organisateur principal.
Détails : Remercier les bénévoles, les jardiniers et les participants. Inviter les résidents aux futurs journées de travail du jardin.

16h15 à 17h00 : Temps social informel et début du nettoyage léger.
Coût estimé : 0 $.
Responsable : Équipe de bénévoles.

17h00 à 18h00 : Nettoyage complet.
Coût estimé : 30 $ du budget logistique pour les sacs supplémentaires, les lingettes et les besoins d'élimination.
Responsable : Toute l'équipe de bénévoles dirigée par l'organisateur principal.
Détails : Emballer les restes en toute sécurité, retirer toutes les décorations, collecter les déchets et le recyclage, essuyer les tables, rendre les articles empruntés, vérifier les objets perdus et laisser le jardin plus propre qu'il ne l'était.

Risque majeur 1 : Mauvais temps
Plan d'urgence : Décider avant 9h00 le jour de l'événement s'il faut procéder, modifier ou reporter. En cas de pluie légère, déplacer la nourriture, la table d'accueil et les desserts sous le gazebo et raccourcir le programme à 2 heures. Demander aux invités d'apporter des parapluies et des couvertures de pique-nique. En cas de forte pluie, d'éclairs ou de vent fort, reporter au week-end suivant à la même heure. Utiliser la liste de rappel finale, les prospectus à l'entrée du jardin et les publications en ligne du quartier pour annoncer le changement. Conserver la réserve de 20 $ pour les impressions supplémentaires, le ruban adhésif ou les fournitures liées aux intempéries.

Risque majeur 2 : Faible participation
Plan d'urgence : Suivre les RSVP chaque semaine. Si les RSVP sont inférieurs à 30 au milieu de la Semaine 3, lancer une campagne d'invitations personnelles : chaque bénévole invite au moins 10 foyers ou contacts, et l'organisateur principal contacte les membres du jardin, les groupes locaux et les immeubles voisins. Mettre l'accent sur la nourriture gratuite, les activités familiales et l'échange de graines. Garder les achats de nourriture flexibles jusqu'aux dernières 48 heures afin que le budget ne soit pas dépassé. Si la participation reste faible, créer un événement plus intime avec une visite guidée du jardin, des présentations de voisins et des kits de plantation à emporter pour que le rassemblement soit tout de même un succès.

Notes finales sur le contrôle du budget : Dépenser au maximum 390 $ avant la dernière semaine. Attendre pour acheter la plupart des aliments périssables jusqu'à ce que le nombre de RSVP soit plus clair. Emprunter autant de glacières, de plateaux, de chaises et d'auvents que possible. Conserver les reçus et arrêter les dépenses une fois la limite de 500 $ atteinte.